Beta-Learn Platform (BLP)
Course Content
Topic outline
-
هناك العديد من المهام والخطط المختلفة، وهناك عدد ساعات مضبوط في الأسبوع لتنظيم الوقت. نريد أن نكون منتجين في العمل والمنزل،ولكن ليس لدينا الوقت الكافي لإكمال جميع المهام في قائمتنا. يبدو أن الفوضى تسود من حولنا، أو أن هناك الكثير من المهام ولا نعرف أين نجد
الكثير من الطاقة والقوة. يجب أن نفهم أن الوقت ليس عدونا، بل هو صديقنا. هناك الكثير الذي يمكننا القيام به إذا كان لدينا أهداف وفرص. هو تنظيم أنفسنا بشكل جيد وتنظيم الوقت
-
. تعريف الإدارة هي عملية تنظيم إدارة الموارد المتاحة لاتمام المهمة المطلوبة أو تحقيق الأهداف المنشودة في الوقت المحدد. ومن هنا
نستوعب بأن الاستغلال الامثل للوقت يعتبر عامل رئيسي في نجاح أي فرد.
هل إدارة الوقت مهمة؟ لا تهدف إدارة الوقت إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول،
ولذلك فإدارة الوقت مهمة أهمية بالغة نظرًا لأن الإنسان يجد أمامه كمًا كبيرًا من المهام في معظم الأحيان،
فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير عشوائيًا. على سبيل المثال إذا كانت إحدى مهامك هي الحصول على وظيفة، فأنت
تحتاج إلى الوقت اللازم لتحديث سيرتك الذاتية والبحث عن إعلانات الوظائف والشركات والاستعداد للمقابلات الشخصية،
ويجب أن تخصص وقتًا لكل مهمة من تلك المهام بما هو مناسب، فمثلًا إذا وجدت وقتًا قصيرًا فارغًا بين مهمتين كبيرتين، يمكنك إنجاز إحدى المهام
القصيرة كتحديث السيرة الذاتية. تصفح على موقع فرصة
-
كل إنسان على الأرض له نقطة بداية ونقطة نهاية وبين هاتين النقطتين زمن نسميه الوقت، وأهمية الوقت لا تكمن في الفترة التي عاشها الإنسان بقدر ما استطاع أن يقدمه للبشرية خلال الفترة التي وجد فيها، فنحن لم نخلق عبثا ولم نخلق لكي نملأ فراغ المساحات الزمنية ، بل كل إنسان منا خلق لكي يؤدي مهمته في تعمير وتطوير الأرض.
لذا وحين نتحدث عن تعمير الأرض فنحن هنا نتحدث عن مدة زمنية علينا أن نقوم فيها بهذه المهمة وإهدار الوقت المخصص لهذه الفترة هو نوع من العبث بقوانين الكرة الأرضية..
لذا فإن الوقت ليس نوع من الرفاهية ولا هو شيء نمتلكه بل هو بالفعل شيء يمتلكنا وعلينا أن نحترم وجوده في حياتنا ونقيمه حق تقييمه.
سوف نتحدث عن الجوانب التي تخص الوقت ، ونتعرف على أهميته ، وسوف نتطرق إلى أهم نقطة تخصه وهي كيفية تنظيمه واستغلاله الاستغلال الأمثل.
-
التحدث الى مسئول البرامج على فيديو تشات
تساعد هذه الاداء جميع المستخدمين التواصل عن طريق فيديو شات او حديث وكتابة الرسائل الوقتية
لمزيد من المعلومات رجاء الكتابة الى
celphelp1@hotmail.com -
ادارة الوقت بشكل جيد يعود بالكثير من الفوائد، ويجنبنا كثير من العواقب. من فوائد إدارة الوقت بنجاح:
. تحقيق التوازن.
. تحقيق المزيد من الإنجازات في وقت أقل.
. التخلص من التردد.
. تحقيق الأهداف بصورة سريعة.
. زيادة الثقة.
. الحصول على الطاقة لتحقيق المزيد.
. توفر الوقت لفعل الأشياء المحببة.
ومن العواقب الوخيمة لعدم ادارة الوقت بنجاح:
. تراكم المهام.
. سوء العلاقات الاجتماعية.
. التوتر والاجهاد.
. عدم ادراك الاولويات.
-
. أهم عناصر مهارات ادارة الوقت :
- التخطيط.
- ترتيب الأولويات.
- التفويض.
- التركيز.
-
. الخطوة الأولى والأهم في إدارة الوقت هي التخطيط، الوقت هو أهم وأثمن مواردك إذا لم تقم بالتخطيط له سيتم إهداره.
. التخطيط يساعدك على الآتي :
توقع المصاعب التي ستواجهك والاستعداد لها جيداً.
وضع جداول منطقية وتصور حقيقي للوقت الذي تحتاجه لإنجاز المهام.
القدرة على تخصيص وقت للاستمتاع دون الشعور بالذنب.
حتى تتمكن من التخطيط جيداً لمهامك يجب أن تبدأ بتحديد أهدافك
. على كل فرد أو مدير في أي مستوى إداري أن يهتم بأمر التخطيط للوقت، وأن يجعل من إدارة الوقت عاده يمارسها بشكل يومي، وهذا يتطلب منه العمل وفقا للأمور التاليه :
- أولا : تحديد وكتابة الأهداف، وتحديد الأولويات .
- ثانيا : كتابة قائمة واضحه ومستوفيه لجميع الأنشطه والأعمال والمشاريع التي سوف يباشرها خلال الأسابيع القادمه.
- ثالثا : جدولة الوقت يوميا، ووضع حدود للوقت الذي يجب أن يخصص لكل نشاط.
- رابعا : المهام الجديده تجدول حسب أهميتها.
- خامسا : التعود على عادات عمل ايجابيه كاستغلال الساعه الأولى من العمل اليومي أفضل استغلال ممكن، واتباع الإستراتيجيات التي تساعد في التخلص من مضيعات الوقت أو التخفيف من حدتها ما أمكن.
-
. يستخدم نموذج الأهداف في تحديد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها بطريقة ذكية، ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART حيث إن الهدف لا بد أن يكون:
- محدد
- قابل للقياس
- قابل للتحقيق
- واقعي، يجب أن تكون الأهداف لها علاقة بامكانياتك
- ويأتي ضمن فترة زمنية محددة
-
. ستجد في حياتك أن الأمور التي يجب عليك أن تفعلها تنقسم إلى قسمين، قسم مهم وقسم ضروري. جميع الأشخاص الناجحون عندهم القدرة على ترتيب الأولويات بشكل صحيح، والقدرة على التمييز بين ما هو مهم وما هو ضروري هي المهارة الأساسية التي عليك تعلمها للقيام بذلك بشكل صحيح.
. من الأدوات الهامة التي تساعد على تنظيم الوقت ووضعه في إطار سليم من أجل تحكم أفضل في حياتنا هي مبدأ 80\20. الفكرة من هذا المبدأ هي أن تعلم يقينا أن 20% من نشاطاتك تجعلك تحصل على 80% من النتائج، ولتوضيح الفكرة أكثر في عالم الاعمال مثلًا 20% من العملاء يقدمون 80% من الأرباح شأنه شأن الكرة الأرضية فـ 20% من السكان يستهلكون 80% من الموارد. وبتطبيق مبدأ 20/80 على حياتنا فان 20% من الأعمال التي نقوم بها تعطينا 80% من القيمة والنجاح. لذا ركز على 20% من المهام الفعالة التي تُعطيك 80% من نجاحاتك.
-
. يعتقد الكثيرون من الأشخاص الناجحون أن نموذج آيزنهاور هو أفضل نموذج على الإطلاق في عملية ترتيب الأولويات. يعتمد النموذج على التوفيق بين الأمور الهامة والأمور العاجلة من ناحية والأمور الغير هامة والأمور الغير عاجلة من ناحية أخرى. يتناول المبدأ إدارة الوقت بشكل فعال عن طريق قضاء الوقت في فعل الأمور الهامة وليس فقط الأمور العاجلة التي تستدعي تحرك فوري. وفي الشكل التالي ستفهم بوضوح النموذج وستستطيع تطبيقه على جميع نواحي حياتك.
. ان كنت تقود فريقا صغيرا أو حتى دولة عظمى، فأنت تحتاج لهذا الجدول العبقري الذي وضعه “أيزنهاور”، للقيام بالأعمال الأكثر أهمية مهما كانت دوامة مهامك وضغط وقتك.
. إذا كنت تشعر وكأنك في دوامة لا تنتهي من المهام، فإليك السر الذي يجعل قادة أكبر الدول والمؤسسات في العالم يتعاملون مع مئات المهام بكفاءة مع الحفاظ على حياتهم الاجتماعية، والنفسية، والجسدية.
. إنها مصفوفة ايزنهاور، تلك الأداة البسيطة والعبقرية ستساعدك للتركيز على الأمور الأكثر أهمية وتأثيراً على المدى البعيد.
. بدلا من الاستسلام للمهام والاجتماعات، والمشكلات التي لا تنتهي، استقطع (١٠) دقائق من يومك وضع كل مهامك على هذا الجدول في المربع الأكثر تعبيراً عن المهمة (راجع الشكل بالأعلى).
. الأمر الـ "هام": هو ذلك الذي له تأثر عميق، وطويل المدى على مستقبل المؤسسة، أو حياتك، أنت وأسرتك. ولا بد من القيام بها بنفسك.
. الأمر الـ "غير هام": يُقصد به فقط “الأقل أهمية وأضعف تأثيراً” على المدى البعيد، ولا مشكلة إن قام به شخص آخر نيابة عنك.
. الأمر الـ "عاجل"هو الذي لا يحتمل التأخير وتأجيله قد يشبب بعض المشاكل، مثل: الرد على الايميلات، الواجبات الاجتماعية، والطوارئ.
. الأمر الـ "غير عاجل": هوالذي يحتمل بعض التأجيل بدون مشاكل (يمكن القيام به غداً، او بعد غد بدون مشاكل)
-
جميع الأشخاص الناجحون عندهم القدرة على ترتيب الأولويات بشكل صحيح، والقدرة على التمييز بين ما هو مهم وما هو ضروري هي المهارة الأساسية التي عليك تعلمها للقيام بذلك بشكل صحيح. جميع الأشخاص الناجحون عندهم القدرة على ترتيب الأولويات بشكل صحيح، والقدرة على التمييز بين ما هو مهم وما هو ضروري هي المهارة الأساسية التي عليك تعلمها للقيام بذلك بشكل صحيح.
يعد التفويض من الأدوات الهامة التي تضاعف الوقت، وتساعد على إدارته بشكلٍ أفضل. والتفويض هو إسناد إحدى المهام الخاصة بك لشخصٍ آخر، مما يتيح لك الوقت لإنجاز مهام أخرى.
كثيرا ما يتجنب الشخص التفويض لأسباب منها:
الانشغال لدرجة عدم وجود وقت لتفويض بعض تلك المهام.
عدم الثقة في أي شخصٍ بسهولة.
- الاعتقاد بعدم وجود أي شخص يستطيع القيام بالمهام مِثله.
- الشعور بالذنب في إسناد مهمة خاصة به، لئلا يكون ذلك ضغط على الشخص المفوض له.
- الاعتقاد بأنه الشخص الوحيد القادر على القيام بهذه المهمة.
- الخوف من أن يكون الشخص المفوض له أفضل منه.
خطوات عملية التفويض :
- اختر الشخص المناسب.
- حدد واكتب الهدف بوضوح.
- قُم بتفويض المهمة كلها.
- ضع معه خطة زمنية واقعية.
- تابِعه أثناء القيام بالمهمة.
- عند إتمام المهمة قدم له الشكر والتقدير.
-
. حتى تستفيد من الوقت وتستطيع أن تنجز فيه ما تريد من المهام المحددة لهذا الوقت، يجب أن تحافظ على تركيزك. قم بتقسيم الوقت الذي خصصته لتنفيذ مهماتك إلى وحدات من الوقت بينهم أوقات للراحة. في وقت الراحة تستطيع أن تراجع كل محاولات التواصل معك وتستجيب فقط للمهم منها.
. التركيز على جودة العمل يجب التوضيح أن التنظيم الجيد للوقت في العمل لا يعني إنجاز أكبر عدد من الأعمال إنما إنجاز الأعمال بجودة عالية، وينصح بالتركيز على النتائج لا على مدى انشغال الفرد أو الفترة الزمنية التي يقضيها بإنجاز مهمة ما، حيث إن قضاء وقت أكثر لا يعني إنجاز أكبر، ومن الأمور المهمة أيضا الانتهاء من مهمة بشكل متقن ثم الانتقال إلى مهمة أُخرى بدلا من البدء بعدة مهام وتركهم قبل إنهائهم بشكل تام؛ وذلك لأن التشتت في عمل المهام يفقد الفرد تركيزه ويسبب تراجع إنجازاته في عمله.
-
. ان وضع وقت محدد لكل وظيفة او مهمه يمنع من التشتت او المماطلة فى اداء الوظيفة. فعلى سبيل المثال اذا رغبت فى القيام بعمل ما قم باعطاء نفسك وقت لمده ساعتين للانتهاء منه بمعنى انك اذا بدأت فى الساعة الثامنة صباحا يجب ان تنتهى فى الساعة العاشرة صباحا. كما يجب وضع فواصل بين وقت كل وظيفة و اخرى وبذلك فاذا لم تنتهى من المهمة فى وقت محدد يمكنك انهائها بدون استهلاك الوقت المحدد للوظيفة الاخرى.
. اقضى الصباح فى الاهتمام بمهامك الاكثر اهميه، والهدف هو انه يجب الاهتمام بالمهام الاكبر والاكثر تحديا فى الصباح او ما يعرف بالمهام الاكثر اهميه فى اليوم.
. تأدية مهمه واحده فى وقت واحد للنجاح فى العمل والحياة، تعدد المهام يجعلك تشعر وكأن عليك الكثير للقيام به، ولكن هل أنت بالفعل مطالب بالكثير؟
. مهمه واحده تعنى عمل المزيد من شيء واحد في وقت واحد. في ثقافتنا من تعدد المهام، نحاول تحقيق المزيد من خلال القيام بعدة أشياء في وقت واحد. ولكن هنا المعضلة: تعدد المهام تفشلنا. لماذا؟ لأنها لا تنجح. في الواقع، تعدد المهام يقلل من إنتاجيتنا.
. أجمع الباحثون وعلماء الأعصاب في جميع أنحاء العالم على أن تعدد المهام مشكلة. فإنه ليس فقط يضر إنتاجيتنا، ولكن أيضا يخفض معدل الذكاء لدينا ويقلص عقولنا.
. كيف نقول "لا"، ضع سبب رفضك في عين الاعتبار: عندما تكون على وشك أن تقول " لا " ، تذكر لماذا تفعل ذلك . ركز على الأشياء الإيجابية التي ستحصل عليها في حياتك بسبب رفضك لفعل هذا الشيء. تذكر أنك تحتاج إلى رفض الأشياء لتتمكن من قول نعم للأشياء التي تريدها من حياتك، وأنه لا يوجد وقت كاف أو طاقة لديك للقيام بأشياء لا تعود عليك بالنفع .
. نصائح لاستثمار وقتك بفاعلية :
- حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.
- تفاعل وكن إيجابيا.
- لا تضيع وقتك ندما على فشلك.
- حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.
- أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.
- ضع مفكرة صغيرة وقلما في جيبك دائما لتدون الأفكار والملاحظات.
- خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وابدأ بالأهم
- ركز على عملك وانته منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.
- توقف عن أي نشاط غير منتج
- أنصت جيداً لكل نقاش حتى تفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك .
- قلل من مقاطعات الاخرين لك عند ادائك لعملك.
- اسأل نفسك دائماً ما الذي أستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.
- تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كل ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو احفظها في مكان واضح ومنظم.
- اقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يوميا.
- لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل کامل.
-
-
-
Beta-Learn Platform (BLP)